Gestión de Usuarios, ubicada dentro de la Configuración del Tablero de Otter, te permite crear, editar y gestionar usuarios para la cuenta de Otter de tu organización.
Puedes asignar roles (permisos) a cada usuario para limitar o expandir su acceso a la cuenta, así como asignar acceso específico a ubicaciones y marcas.
Solo los roles de "Administrador" pueden acceder a la sección de Gestión de Usuarios dentro del Tablero de Otter.
Roles y Permisos de Usuario
¿Qué es un Usuario?
Un Usuario es una persona específica que utiliza un producto de Otter. Un usuario puede ser un Administrador, que puede acceder al Tablero de Otter; un Cajero, que tiene acceso limitado al POS de Otter; o un Supervisor, que puede acceder a todas las aplicaciones en el POS de Otter y tiene acceso limitado al Tablero de Otter.
No. El rol del usuario determina a qué software puede acceder un usuario. Por ejemplo, un usuario Cajero puede acceder al POS de Otter, pero no tiene acceso al Tablero de Otter.
Roles de Usuario
El Rol de un usuario determina los permisos que tiene y las operaciones que puede realizar, ya sea en el Tablero de Otter o en un dispositivo de Otter. Consulta a continuación para obtener más información sobre cada rol de usuario y los permisos relacionados.
Rol de Administrador
El rol de Administrador otorga acceso al Tablero de Otter para la organización y todos los productos incluidos en tu paquete. Los administradores pueden gestionar usuarios dentro de su organización.
- Tipo de Inicio de Sesión: Nombre de usuario y Contraseña
- Acceso al Tablero de Otter: Sí
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Administrador de Facturación
El rol de Administrador de Facturación permite a los usuarios gestionar métodos de pago, ver facturas, realizar pagos y ver suscripciones dentro del Tablero de Otter. Este rol generalmente se otorga en conjunto con el rol de Administrador, pero puede no ser aplicable para todos los Administradores dentro de una organización.
- Tipo de Inicio de Sesión: Nombre de usuario y Contraseña
- Acceso al Tablero de Otter: Sí
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Gerente de Marca y Ubicación
El Administrador de Marca y Ubicación es una versión modificada de Administrador que permite a los usuarios acceder al Tablero de Otter pero solo ver y editar datos para marcas y ubicaciones específicas dentro de la organización.
- Tipo de Inicio de Sesión: Nombre de Usuario y Contraseña
- Acceso al Tablero de Otter: Sí
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Supervisor
Los supervisores son similares a los cajeros, pero se les da acceso para aprobar ciertas tareas, como abrir una caja registradora o aplicar descuentos. Este rol también proporciona acceso al Tablero de Otter.
- Tipo de Inicio de Sesión: Nombre de Usuario y Contraseña y Código PIN
- Acceso al Tablero de Otter: Sí
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Cajero
Este rol proporciona acceso a Otter POS y a la aplicación de Pedidos. Los cajeros pueden procesar pedidos y aceptar pagos, pero es posible que no puedan aplicar descuentos o abrir una caja registradora sin un usuario supervisor.
- Tipo de Inicio de Sesión: Código PIN
- Acceso al Tablero de Otter: No
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Dispositivo de Kiosco
El rol de Dispositivo de Kiosco está destinado a ser asignado a cuentas de dispositivos de Kiosco, permitiendo que los Kioscos se autentiquen para funciones como listar tiendas, menús y realizar pedidos.
- Tipo de Inicio de Sesión: Nombre de Usuario y Contraseña
- Acceso al Tablero de Otter: No
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Administrador de Pedidos
Proporciona acceso específico por ubicación al Administrador de Pedidos (https://app.tryotter.com/) donde las personas pueden gestionar pedidos en vivo, conectar impresoras, eliminar artículos, ver informes de fin de día e historial de pedidos. El acceso se basa en la ubicación y puede mostrar pedidos de múltiples tiendas y marcas que se encuentran en la misma dirección física.
- Tipo de Inicio de Sesión: Correo Electrónico y Contraseña
- Acceso al Tablero de Otter: No
- Acceso a Dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Mensajero
Proporciona acceso a la aplicación Courier (CAS), permitiendo a los usuarios entregar pedidos en nombre de su organización. Asegúrese de que se agregue un número de teléfono a este rol de usuario para que el mensajero pueda recibir mensajes SMS.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Acceso al panel de Otter: No
- Acceso a dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de despachador
Cualquier usuario existente puede ser asignado al rol de despachador, otorgándoles los permisos necesarios para gestionar mensajeros y enviarlos a cumplir pedidos.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Acceso al panel de Otter: No
- Acceso a dispositivos (POS/Tablet/Kiosco): No
Estados de usuario
Un estado de usuario representa el estado de un usuario particular de Otter. Este estado indica si un usuario ha verificado su dirección de correo electrónico con Otter.
| Estado de usuario | Descripción |
|---|---|
| Activo | El usuario ha aceptado la verificación de correo electrónico y ha creado un nombre de usuario y contraseña. |
| Pendiente | El usuario no ha aceptado la verificación de su correo electrónico. |
| Desactivado |
Este usuario está deshabilitado y no puede iniciar sesión, pero no ha sido eliminado del sistema. Esto se puede usar para asegurar que un empleado no inicie sesión en Otter sin eliminar completamente su información. |
Agregar un usuario
Los usuarios se pueden agregar dentro de la configuración del panel de Otter y se les asigna un rol, junto con los permisos asociados, así como marcas y ubicaciones. Un usuario también puede ser asignado a múltiples roles, marcas y ubicaciones. Por ejemplo, un usuario puede ser asignado a los roles de “Administrador” y “Administrador de facturación” para expandir sus permisos y acceso a la información de la cuenta.
Solo los roles de "Administrador" pueden acceder a la sección de gestión de usuarios dentro del panel de Otter.
Paso Proceso Imagen 1 Inicia sesión en el Panel de Control de Otter. 2 Haz clic en el icono de Perfil y selecciona [Configuración]. 3 Haz clic en [Gestión de Usuarios] en el menú de navegación lateral y selecciona [Usuarios]. 4 En esta página, verás todos los usuarios que han sido creados para tu cuenta de Otter.
Puedes buscar usuarios por nombre o correo electrónico y filtrarlos por Rol o Estado.
Para agregar un nuevo usuario, selecciona [Agregar Usuario].5 Agrega la información del usuario y selecciona [Siguiente]. 6 Asigna el acceso a la ubicación al usuario. Puedes seleccionar una o más ubicaciones.
Selecciona [Siguiente] para continuar.
7 Asigna el acceso de la marca al usuario. Puedes seleccionar una o más ubicaciones.
Selecciona [Siguiente] para continuar.
8 Confirma que los detalles del usuario son correctos y selecciona [Invitar usuario].
Una vez que hayas invitado al usuario, recibirá una invitación por correo electrónico para verificar su dirección de correo y crear una contraseña para iniciar sesión en su cuenta.
9 ¡La invitación por correo electrónico fue enviada con éxito!
Puede tardar unos 5 minutos en que el usuario reciba el correo electrónico.
Selecciona [Hecho] para continuar.
Invitación de usuario enviada
Invitación por correo electrónico al usuario
10 El nuevo usuario ahora aparecerá en la lista de usuarios con un estado Pendiente .
Una vez que el usuario valide su dirección de correo electrónico y cree una contraseña usando la invitación enviada por correo, el estado cambiará a Activo .
Usuario pendiente
Creación de contraseña de nuevo usuario a través del enlace en la invitación por correo electrónico
11 Si estás creando un usuario Supervisor o Cajero, necesitarás agregar un Código PIN para que el usuario inicie sesión en el dispositivo POS.
Haz clic en los tres puntos verticales a la derecha del usuario y selecciona [Detalles y editar].
12 En el campo [Código de acceso], agrega un código PIN único para el usuario y selecciona la marca de verificación para guardar.
Si necesitas editar alguno de los detalles del usuario, puedes hacerlo aquí.Una vez que hayas terminado, selecciona la [X] en la esquina superior derecha para volver a la lista de Usuarios.
Aprende más sobre cómo agregar roles y permisos adicionales para un usuario en la sección Editar detalles y roles del usuario.13 ¡El usuario está completamente configurado ahora!
Si el usuario no recibió su invitación de usuario de Otter para verificar y crear su cuenta, puedes reenviar la invitación siguiendo los pasos en Editar Detalles y Roles del Usuario.
Editar Detalles y Roles del Usuario
Dentro de los detalles del usuario, puedes gestionar la siguiente información para un usuario:
- Información Personal
- Código de Acceso
- Roles (permisos de usuario)
- Acceso a Marcas y Ubicaciones
- Reenviar Invitación de Usuario
- Eliminar Usuario
Sigue los pasos a continuación para aprender cómo editar los detalles del usuario:
Paso Proceso Imagen 1 Inicia sesión en el Panel de Control de Otter. 2 Haz clic en el icono de Perfil y selecciona [Configuración]. 3 Haz clic en [Gestión de Usuarios] en el menú de navegación lateral y selecciona [Usuarios]. 4 Haz clic en los tres puntos verticales a la derecha del usuario y selecciona [Detalles y editar]. 5 Edita la información personal del usuario haciendo clic en el icono de Lápiz a la derecha del campo.
Para guardar los cambios, haz clic en el icono de marca de verificación.
6 En la sección de Roles y permisos, puedes: - Agregar roles adicionales para expandir los permisos de usuario seleccionando [Agregar un rol]
- Ver o editar el acceso a la marca y ubicación asignado al rol del usuario seleccionando [Ver y editar]
- Eliminar roles (permisos) que están asignados a un usuario seleccionando [Eliminar este rol]
7 Para eliminar un usuario, selecciona [Eliminar usuario] en la parte inferior de la ventana emergente de detalles del usuario. 8 Para reenviar una invitación de usuario, selecciona [Reenviar invitación] en la parte inferior de la ventana emergente de detalles del usuario.
Esta invitación por correo electrónico permite a un usuario verificar su dirección de correo electrónico y crear una contraseña para iniciar sesión en su cuenta.
Preguntas Frecuentes
- Primero, verifica que la dirección de correo electrónico esté escrita correctamente en los detalles del usuario. Los correos electrónicos de los usuarios se pueden editar en cualquier momento seleccionando el icono de lápiz a la derecha del campo Correo Electrónico.
Una vez que el correo electrónico sea correcto, puedes enviar al usuario una nueva invitación seleccionando [Reenviar invitación] en la parte inferior de los detalles del usuario.
Consulta Edición de Detalles y Roles de Usuario para obtener instrucciones sobre cómo editar los detalles del usuario y reenviar una invitación al usuario.Puede tardar unos 5 minutos en que el usuario reciba la invitación por correo electrónico. Asegúrate de revisar también la carpeta de spam.
- Primero, necesitarás determinar qué hará el usuario dentro de Otter y qué permisos o accesos necesitarán para completar sus tareas.
Revisa la sección de Roles de Usuario para obtener más información sobre cada rol y ayudarte a decidir cuál es el más adecuado para el usuario.
También puedes acceder a las descripciones de los roles dentro del Tablero de Otter navegando a [Gestión de Usuarios] > [Roles] en el menú de navegación de Configuración.
- El código PIN del usuario debe estar configurado para acceder al POS de Otter. Verifica que se haya establecido un código PIN de cuatro dígitos en el campo [Código de Acceso] de los detalles del usuario.
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