Resumen
Gestión de Usuarios, ubicada dentro de la Configuración del Panel de Otter, te permite hacer lo siguiente para la cuenta de Otter de tu organización:
- Crear e invitar usuarios
- Editar y administrar usuarios
- Asignar roles de usuario
- Crear roles de usuario personalizados
Puedes asignar roles predeterminados o crear roles personalizados (permisos) para cada usuario para limitar o ampliar su acceso a la cuenta, así como asignar acceso específico a ubicaciones y marcas.
Sólo los roles de Administrador pueden acceder a la sección de Gestión de Usuarios dentro del Panel de Otter.
Roles y Permisos de Usuario
Usuarios del Sistema
Un Usuario es una persona específica que utiliza un producto de Otter. Un usuario puede ser un Administrador, que puede acceder al Panel de Otter; un Cajero, que tiene acceso limitado a Otter POS; o un Supervisor, que puede acceder a todas las aplicaciones en Otter POS y tiene acceso limitado al Panel de Otter.
No— El rol de usuario determina a qué software puede acceder un usuario. Por ejemplo, un usuario Cajero puede acceder a Otter POS, pero no tiene acceso al Panel de Otter.
Roles de Usuario
El Rol de un usuario determina los permisos que tiene y las operaciones que puede realizar, ya sea en el Panel de Otter o en un dispositivo Otter. Consulta a continuación para conocer más sobre cada rol de usuario y los permisos relacionados.
Rol de Administrador
El rol de Administrador otorga acceso al Panel de Otter para la organización y todos los productos incluidos en tu paquete. Los administradores pueden gestionar usuarios dentro de su organización, pero no reciben facturas por correo electrónico.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Nivel de acceso: Organización
- Acceso al Panel de Otter: Sí
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): No
Contador
El rol de Contador permite a los usuarios gestionar métodos de pago, ver facturas, realizar pagos, recibir facturas por correo electrónico y ver suscripciones dentro del Panel de Otter. Este rol se asigna normalmente en conjunto con el rol de Administrador, pero puede no ser aplicable para todos los administradores dentro de una organización.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Nivel de acceso: Organización
- Acceso al Panel de Otter: Sí
-
Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Contador con acceso a nivel de ubicación
Si un rol de Contador está configurado para tener acceso a nivel de ubicación (en lugar de nivel de organización), los usuarios asignados a ese rol no podrán ver ni procesar pagos de facturas.
Analista
El rol de Analista permite a los usuarios ver datos de rendimiento a través de la aplicación de Analíticas. Tiene permisos de solo lectura en el Panel de Otter.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Nivel de acceso: Organización, Marca o Ubicación
- Acceso al Panel de Otter: Sí
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Gerente
El Gerente es una versión modificada del Administrador que permite a los usuarios acceder al Panel de Otter pero solo ver y editar datos para marcas y ubicaciones específicas dentro de la organización.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Nivel de acceso: Organización, Marca o Ubicación
- Acceso al Panel de Otter: Sí
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Supervisor de Turno
Los Supervisores de Turno son similares a los cajeros, pero también tienen acceso para aprobar ciertas tareas, como abrir la caja registradora o aplicar descuentos. Este rol también proporciona acceso al Panel de Otter.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña y código PIN
- Nivel de acceso: Ubicación
- Acceso al Panel de Otter: Sí
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Cajero
Este rol proporciona acceso a Otter POS y a la aplicación de Pedidos. Los cajeros pueden procesar pedidos y aceptar pagos, pero puede que no puedan aplicar descuentos o abrir la caja registradora sin la presencia de un usuario supervisor de turno.
- Tipo de inicio de sesión: Código PIN
- Nivel de acceso: Ubicación
- Acceso al Panel de Otter: No
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Cocinero
Proporciona acceso específico a la ubicación al Gestor de Pedidos donde las personas pueden gestionar pedidos en vivo, conectar impresoras, marcar ítems como agotados (86 items), ver reportes de fin de día e historial de pedidos. El acceso se basa en la ubicación y puede mostrar pedidos de múltiples tiendas y marcas ubicadas en la misma dirección física.
- Tipo de inicio de sesión: Correo electrónico y contraseña
- Nivel de acceso: Ubicación
- Acceso al Panel de Otter: No
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Cocinero (Restringido)
Proporciona acceso específico a la ubicación al Gestor de Pedidos con acceso limitado. Los usuarios con este rol solo pueden conectar impresoras, ver reportes de fin de día y ver pedidos. El acceso se basa en la ubicación y puede mostrar pedidos de múltiples tiendas y marcas ubicadas en la misma dirección física.
- Tipo de inicio de sesión: Correo electrónico y contraseña
- Nivel de acceso: Ubicación
- Acceso al Panel de Otter: No
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): Sí
Rol de Repartidor
Proporciona acceso a la aplicación de Repartidor (CAS), permitiendo a los usuarios entregar pedidos en nombre de tu organización. Asegúrate de que se agregue un número telefónico a este rol de usuario para que el repartidor pueda recibir mensajes SMS.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Acceso al Panel de Otter: No
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): No
Rol de Despachador
Cualquier usuario existente puede ser asignado al rol de Despachador, otorgándole los permisos necesarios para gestionar repartidores y enviarlos a cumplir pedidos.
- Tipo de inicio de sesión: Nombre de usuario y contraseña
- Acceso al Panel de Otter: No
- Acceso al dispositivo (POS/Tablet/Kiosco): No
Si ninguno de los roles disponibles se ajusta a las necesidades de tu organización, los administradores pueden crear roles personalizados. Puedes tomar un rol estándar y ajustar los accesos al sistema para crear un rol que funcione para tu negocio.
Aprende más sobre roles personalizados a continuación.
Creación de un Rol Personalizado
Dentro de la pestaña Roles, los administradores pueden crear roles personalizados. Al elegir un rol existente como base, podrás agregar o quitar permisos de ese rol existente para ajustarlos a las necesidades de tu negocio.
Sigue los pasos a continuación para aprender cómo crear un Rol Personalizado.
-
Paso Proceso Imagen 1 Desde el Panel de Otter, haz clic en el ícono de Perfil y selecciona [Configuración]. 2 Haz clic en la pestaña Gestión de Usuarios en el lado izquierdo.
Selecciona Roles.
3 Haz clic en [+ Añadir un rol personalizado]. 4 Completa los campos requeridos:
Nombre del rol: selecciona un nombre descriptivo
Selecciona un rol base para comenzar: elige un rol del sistema que tenga los permisos más similares a la configuración deseada
Descripción para este rol: ingresa una breve descripción (este texto se mostrará en la página de roles de ahora en adelante)
Haz clic en [Siguiente].
5 La siguiente pantalla mostrará todos los permisos predeterminados para el rol base Cocinero.
Haz clic en el botón editar para agregar acceso a cualquier aplicación dentro del Panel de Otter.
Acción masiva de acceso completo
Si deseas agregar acceso completo a todas las aplicaciones dentro del Panel de Otter, puedes hacer clic en Acción rápida para habilitar todas las aplicaciones en el Panel de Otter para un rol personalizado con un solo clic.6 En la ventana de Editar para una aplicación dada, verás una lista de las funciones elegibles en cada aplicación.
Marca la casilla junto a la función que deseas habilitar para este rol personalizado.
Haz clic en [Guardar].
7 Haz clic en [Guardar] una vez que las ediciones estén completas.
Luego verás una vista actualizada que resalta qué funciones están activadas (ON) para el nuevo rol personalizado.
Edición de un Rol Personalizado
Una vez que hayas creado un rol personalizado, el nombre, la descripción y los permisos de ese rol pueden ser ajustados o cambiados.
Aprende cómo editar el nombre del rol personalizado, la descripción y/o los permisos a continuación.
-
Editar nombre/Descripción de rol personalizado
Para editar el nombre y/o la descripción de un rol personalizado:- Ve a la página de Configuración > pestaña Roles
- Haz clic en los 3 puntos junto al rol personalizado
- Selecciona Renombrar/Editar descripción
- Realiza las ediciones y haz clic en [Guardar] para confirmar
-
Editar permisos de rol personalizado
Para editar los permisos de un rol personalizado:- Ve a la página de Configuración > pestaña Roles
- Haz clic en el rol personalizado para editar
- Haz clic en [Editar] junto a los permisos listados para ajustar
- Edita el permiso y haz clic en [Guardar] para confirmar
- Sal o retrocede de los permisos del rol una vez terminado— los guardados se hacen automáticamente
Si necesitas asistencia para editar un rol existente o crear un rol personalizado, por favor contacta a tu gerente de cuenta para ayuda.
Estados de Usuario
Un estado de usuario representa el estado de un usuario particular de Otter. Este estado indica si un usuario ha verificado su dirección de correo electrónico con Otter.
| Estado de Usuario | Descripción |
|---|---|
| Activo | El usuario ha aceptado la verificación por correo electrónico y creado un nombre de usuario y contraseña. |
| Pendiente | El usuario no ha aceptado su verificación por correo electrónico. |
| Desactivado |
Este usuario está deshabilitado y no puede iniciar sesión, pero no ha sido eliminado del sistema. Esto puede usarse para asegurar que un empleado no inicie sesión en Otter sin eliminar completamente su información. |
Agregar un Usuario
Los usuarios pueden agregarse dentro de la Configuración del Panel de Otter y se les asigna un rol, junto con los permisos asociados, así como marcas y ubicaciones. Un usuario también puede ser asignado a múltiples roles, marcas y ubicaciones.
Por ejemplo, un usuario puede ser asignado a los roles de “Administrador” y “Contador” para ampliar sus permisos y acceso a la información de la cuenta.
Sólo los roles "Administrador" pueden acceder a la sección de Gestión de Usuarios dentro del Panel de Otter.
Paso Proceso Imagen 1 Inicia sesión en el Panel de Otter. 2 Haz clic en el ícono de Perfil y selecciona [Configuración]. 3 Haz clic en Gestión de Usuarios > Usuarios desde el menú lateral izquierdo. 4 Haz clic en [Agregar usuario]. 5 Escribe el nombre y apellido del usuario. 6 Selecciona el rol de usuario a asignar desde el menú desplegable. 7 Si asignas un rol asociado a POS, necesitarás crear un código PIN.
Un código PIN es un número único de 4 dígitos asociado contigo para iniciar sesión en Otter POS y otras tareas (dependiendo del nivel de acceso). Aprende más sobre códigos PIN aquí.8 (Si se muestra) Agrega la dirección de correo electrónico y teléfono del usuario (opcional). 9 Haz clic en [Siguiente].
Haz clic en [Invitar usuario].
Una vez que hayas invitado al usuario, recibirá un correo electrónico con una invitación para verificar su dirección de correo electrónico y crear una contraseña para iniciar sesión en su cuenta.
10 El nuevo usuario aparecerá ahora en la lista de usuarios con un estado Pendiente.
Una vez que el usuario valide su dirección de correo electrónico y cree una contraseña usando la invitación enviada por correo, el estado cambiará a Activo.
Reenviar Invitación
Si el usuario no recibió su invitación para verificar y crear su cuenta en Otter, puedes reenviar la invitación. Sigue los pasos a continuación para reenviar la invitación por correo electrónico.
-
1. Haz clic en los 3 puntos junto a su nombre (que aparece como Pendiente)
2. Haz clic en Detalles y editar
3. Haz clic en [Reenviar invitación]
Editar Detalles y Roles de Usuario
Dentro de los detalles del usuario, puedes gestionar la siguiente información para un usuario:
- Información personal
- Código de acceso
- Roles (permisos de usuario)
- Acceso a marcas y ubicaciones
- Reenviar invitación al usuario
- Eliminar usuario
Sigue los pasos a continuación para aprender cómo editar los diferentes detalles del usuario:
Paso Proceso Imagen 1 Desde el Panel de Otter, haz clic en el ícono de Perfil y selecciona [Configuración]. 2 Haz clic en la pestaña Gestión de Usuarios en el lado izquierdo.
Selecciona Usuarios.
3 Haz clic en los tres puntos junto al usuario a editar.
Selecciona Detalles y editar.
4 Haz clic en [Editar] para cambiar cualquier información listada bajo Información Personal. 5 Haz clic en un campo y escribe para actualizar la información.
6 Haz clic en [Guardar] para actualizar la información. Paso Proceso Imagen 1 Desde el Panel de Otter, haz clic en el ícono de Perfil y selecciona [Configuración]. 2 Haz clic en la pestaña Gestión de Usuarios en el lado izquierdo.
Selecciona Usuarios.
3 Haz clic en los tres puntos junto al usuario a editar.
Selecciona Detalles y editar.
4 Haz clic en [+ Añadir un rol] para agregar un rol adicional al usuario seleccionado. 5 Selecciona el rol desde la lista desplegable.
Haz clic en [Siguiente].
6 Selecciona la(s) ubicación(es).
Haz clic en [Siguiente] > [Guardar].
7 Haz clic en [Guardar] para actualizar la información y los cambios. Paso Proceso Imagen 1 Desde el Panel de Otter, haz clic en el ícono de Perfil y selecciona [Configuración]. 2 Haz clic en la pestaña Gestión de Usuarios en el lado izquierdo.
Selecciona Usuarios.
3 Haz clic en los tres puntos junto al usuario a editar.
Selecciona Detalles y editar.
4 Haz clic en [Eliminar este rol] para eliminar el rol del usuario seleccionado. 5 Haz clic en [Eliminar rol] para confirmar. 6 Haz clic en [Guardar] para actualizar la información. Paso Proceso Imagen 1 Desde el Panel de Otter, haz clic en el ícono de Perfil y selecciona [Configuración]. 2 Haz clic en la pestaña Gestión de Usuarios en el lado izquierdo.
Selecciona Usuarios.
3 Haz clic en los tres puntos junto al usuario a editar.
Selecciona Detalles y editar.
4 Haz clic en [Ver y editar]. 5 Haz clic en [Editar] junto a Acceso a Marca o Acceso a Ubicación para hacer cambios. 6 Selecciona ubicaciones o marcas para agregar a los permisos del usuario.
Haz clic en [Guardar].
Selección de Ubicación
Selección de Marca
7 Las ubicaciones y/o marcas recién agregadas aparecerán bajo Acceso a Marca o Acceso a Ubicación. 8 Haz clic en [Guardar] para actualizar la información.
Preguntas Frecuentes
-
Primero, verifica que la dirección de correo electrónico esté escrita correctamente dentro de los detalles del usuario. Los correos electrónicos de usuario pueden editarse en cualquier momento seleccionando el ícono de lápiz a la derecha del campo Correo electrónico.
Una vez que el correo electrónico sea correcto, puedes enviar una nueva invitación al usuario seleccionando [Reenviar invitación] en la parte inferior de los detalles del usuario.
Consulta Editar detalles y roles de usuario para instrucciones sobre cómo editar detalles del usuario y reenviar una invitación de usuario.
- Primero, necesitas determinar qué hará el usuario dentro de Otter y qué permisos o accesos necesitará para completar sus tareas.
Revisa la sección de Roles de Usuario para aprender más sobre cada rol y ayudarte a decidir cuál es el más adecuado para el usuario.
También puedes acceder a las descripciones de los roles dentro del Panel de Otter navegando a [Gestión de Usuarios] > [Roles] en el menú de navegación de Configuración.
- El código PIN del usuario debe estar configurado para poder acceder a Otter POS. Verifica que se haya establecido un código PIN de cuatro dígitos en los detalles del usuario en el campo [Código de acceso].
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