Présentation
La gestion des utilisateurs, située dans les paramètres du tableau de bord Otter, vous permet de réaliser les actions suivantes pour le compte Otter de votre organisation :
- Créer et inviter des utilisateurs
- Modifier et gérer les utilisateurs
- Attribuer des rôles aux utilisateurs
- Créer des rôles personnalisés
Vous pouvez attribuer des rôles par défaut ou créer des rôles personnalisés (autorisations) pour chaque utilisateur afin de limiter ou d'étendre leur accès au compte, ainsi qu'attribuer un accès spécifique aux emplacements et aux marques.
Seuls les rôles Admin peuvent accéder à la section Gestion des utilisateurs dans le tableau de bord Otter.
Rôles et permissions des utilisateurs
Utilisateurs système
Un utilisateur est une personne spécifique qui utilise un produit Otter. Un utilisateur peut être un Admin, qui peut accéder au tableau de bord Otter ; un Caissier, qui a un accès limité à Otter POS ; ou un Superviseur, qui peut accéder à toutes les applications sur Otter POS et a un accès limité au tableau de bord Otter.
Non — Le rôle de l'utilisateur détermine à quel logiciel il peut accéder. Par exemple, un utilisateur Caissier peut accéder à Otter POS, mais n'a pas accès au tableau de bord Otter.
Rôles des utilisateurs
Le rôle d'un utilisateur détermine les permissions qu'il possède et les opérations qu'il peut effectuer, soit dans le tableau de bord Otter, soit sur un appareil Otter. Voir ci-dessous pour en savoir plus sur chaque rôle utilisateur et les permissions associées.
Rôle Admin
Le rôle Admin donne accès au tableau de bord Otter pour l'organisation et tous les produits inclus dans votre forfait. Les Admins peuvent gérer les utilisateurs au sein de leur organisation, mais ne reçoivent pas les factures par e-mail.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur et mot de passe
- Niveau d'accès : Organisation
- Accès au tableau de bord Otter : Oui
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Non
Comptable
Le rôle Comptable permet aux utilisateurs de gérer les méthodes de paiement, de consulter les factures, d'effectuer des paiements, de recevoir les factures par e-mail et de consulter les abonnements dans le tableau de bord Otter. Ce rôle est généralement attribué en complément du rôle Admin, mais peut ne pas s'appliquer à tous les Admins d'une organisation.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur et mot de passe
- Niveau d'accès : Organisation
- Accès au tableau de bord Otter : Oui
-
Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Non
Rôle Comptable avec accès au niveau des emplacements
Si un rôle Comptable est configuré avec un accès au niveau des emplacements (au lieu du niveau organisation), les utilisateurs assignés à ce rôle ne pourront pas voir ni traiter les paiements de factures.
Analyste
Le rôle Analyste permet aux utilisateurs de consulter les données de performance via l'application Analytics. Il dispose de permissions en lecture seule dans le tableau de bord Otter.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur et mot de passe
- Niveau d'accès : Organisation, Marque ou Emplacement
- Accès au tableau de bord Otter : Oui
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Non
Rôle Manager
Le Manager est une version modifiée de l'Admin qui permet aux utilisateurs d'accéder au tableau de bord Otter mais uniquement de voir et modifier les données pour des marques et emplacements spécifiques au sein de l'organisation.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur et mot de passe
- Niveau d'accès : Organisation, Marque ou Emplacement
- Accès au tableau de bord Otter : Oui
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Non
Rôle Superviseur de service
Les Superviseurs de service sont similaires aux caissiers, mais ont également accès à l'approbation de certaines tâches, telles que l'ouverture d'un tiroir-caisse ou l'application de remises. Ce rôle donne aussi accès au tableau de bord Otter.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur, mot de passe et code PIN
- Niveau d'accès : Emplacement
- Accès au tableau de bord Otter : Oui
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Oui
Rôle Caissier
Ce rôle donne accès à Otter POS et à l'application Commandes. Les caissiers peuvent traiter les commandes et accepter les paiements, mais ne peuvent pas appliquer de remises ou ouvrir un tiroir-caisse sans la présence d'un superviseur de service.
- Type de connexion : Code PIN
- Niveau d'accès : Emplacement
- Accès au tableau de bord Otter : Non
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Oui
Rôle Cuisinier
Donne un accès spécifique à l'emplacement au gestionnaire de commandes où les utilisateurs peuvent gérer les commandes en cours, connecter les imprimantes, retirer des articles (86 items), consulter les rapports de fin de journée et l'historique des commandes. L'accès est géré par emplacement et peut afficher les commandes de plusieurs magasins et marques situés à la même adresse physique.
- Type de connexion : Email et mot de passe
- Niveau d'accès : Emplacement
- Accès au tableau de bord Otter : Non
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Oui
Cuisinier (Restreint)
Donne un accès spécifique à l'emplacement au gestionnaire de commandes avec accès limité. Les utilisateurs avec ce rôle peuvent uniquement connecter les imprimantes, consulter les rapports de fin de journée et visualiser les commandes. L'accès est géré par emplacement et peut afficher les commandes de plusieurs magasins et marques situés à la même adresse physique.
- Type de connexion : Email et mot de passe
- Niveau d'accès : Emplacement
- Accès au tableau de bord Otter : Non
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Oui
Rôle Livreur
Donne accès à l'application Livreur (CAS), permettant aux utilisateurs de livrer les commandes pour le compte de votre organisation. Assurez-vous qu'un numéro de téléphone est ajouté à ce rôle utilisateur afin que le livreur puisse recevoir des messages SMS.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur et mot de passe
- Accès au tableau de bord Otter : Non
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Non
Rôle Dispatcheur
Tout utilisateur existant peut se voir attribuer le rôle de Dispatcheur, lui accordant les permissions nécessaires pour gérer les livreurs et les envoyer exécuter les commandes.
- Type de connexion : Nom d'utilisateur et mot de passe
- Accès au tableau de bord Otter : Non
- Accès aux appareils (POS/Tablette/Kiosque) : Non
Si aucun des rôles disponibles ne correspond aux besoins de votre organisation, les Admins peuvent créer des rôles personnalisés. Vous pouvez prendre un rôle standard et ajuster les accès système pour créer un rôle adapté à votre entreprise.
Découvrez-en plus sur les rôles personnalisés ci-dessous.
Créer un rôle personnalisé
Dans l’onglet Rôles, les Admins peuvent créer des rôles personnalisés. En choisissant un rôle existant comme base, vous pourrez ajouter ou retirer des permissions de ce rôle existant pour l’adapter aux besoins de votre entreprise.
Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre comment créer un rôle personnalisé.
-
Étape Processus Image 1 Depuis le tableau de bord Otter, cliquez sur l’icône Profil et sélectionnez [Paramètres]. 2 Cliquez sur l’onglet Gestion des utilisateurs sur le côté gauche.
Sélectionnez Rôles.
3 Cliquez sur [+ Ajouter un rôle personnalisé]. 4 Remplissez les champs requis :
Nom du rôle : choisissez un nom descriptif
Sélectionnez un rôle de base : choisissez un rôle système ayant des permissions les plus proches de votre configuration cible
Description du rôle : saisissez une courte description (ce texte s’affichera sur la page des rôles par la suite)
Cliquez sur [Suivant].
5 L’écran suivant affichera toutes les permissions par défaut pour le rôle de base Cuisinier.
Cliquez sur le bouton modifier pour ajouter l’accès à n’importe quelle application du tableau de bord Otter.
Action groupée d’accès complet
Si vous souhaitez ajouter un accès complet à toutes les applications du tableau de bord Otter, vous pouvez cliquer sur Action rapide pour activer toutes les applications du tableau de bord Otter pour un rôle personnalisé en un seul clic.6 Dans la fenêtre Modifier pour une application donnée, vous verrez une liste des fonctionnalités disponibles dans chaque application.
Cochez la case à côté de la fonctionnalité que vous souhaitez activer pour ce rôle personnalisé.
Cliquez sur [Enregistrer].
7 Cliquez sur [Enregistrer] une fois les modifications terminées.
Vous verrez alors une vue mise à jour mettant en évidence les fonctionnalités activées ON pour le nouveau rôle personnalisé.
Modifier un rôle personnalisé
Une fois que vous avez créé un rôle personnalisé, le nom, la description et les permissions de ce rôle peuvent être ajustés ou modifiés.
Apprenez comment modifier le nom, la description et/ou les permissions d’un rôle personnalisé ci-dessous.
-
Modifier le nom/la description du rôle personnalisé
Pour modifier le nom et/ou la description d’un rôle personnalisé :- Allez à la page Paramètres > onglet Rôles
- Cliquez sur les 3 points à côté du rôle personnalisé
- Sélectionnez Renommer/Modifier la description
- Effectuez les modifications et cliquez sur [Enregistrer] pour confirmer
-
Modifier les permissions du rôle personnalisé
Pour modifier les permissions d’un rôle personnalisé :- Allez à la page Paramètres > onglet Rôles
- Cliquez sur le rôle personnalisé à modifier
- Cliquez sur [Modifier] à côté des permissions listées pour ajuster
- Modifiez les permissions et cliquez sur [Enregistrer] pour confirmer
- Quittez ou revenez en arrière une fois terminé — les sauvegardes sont automatiques
Si vous avez besoin d’aide pour modifier un rôle existant ou créer un rôle personnalisé, veuillez contacter votre gestionnaire de compte pour assistance.
Statuts des utilisateurs
Un statut utilisateur représente l’état d’un utilisateur Otter particulier. Ce statut indique si un utilisateur a vérifié son adresse e-mail auprès d’Otter.
| Statut utilisateur | Description |
|---|---|
| Actif | L’utilisateur a accepté la vérification par e-mail et a créé un nom d’utilisateur et un mot de passe. |
| En attente | L’utilisateur n’a pas encore accepté la vérification de son e-mail. |
| Désactivé |
Cet utilisateur est désactivé et ne peut pas se connecter, mais n’a pas été supprimé du système. Cela peut être utilisé pour empêcher un employé de se connecter à Otter sans supprimer complètement ses informations. |
Ajouter un utilisateur
Les utilisateurs peuvent être ajoutés dans les paramètres du tableau de bord Otter et se voient attribuer un rôle, ainsi que les permissions associées, ainsi que des marques et des emplacements. Un utilisateur peut également se voir attribuer plusieurs rôles, marques et emplacements.
Par exemple, un utilisateur peut se voir attribuer les rôles « Admin » et « Comptable » pour étendre ses permissions et son accès aux informations du compte.
Seuls les rôles "Admin" peuvent accéder à la section Gestion des utilisateurs dans le tableau de bord Otter.
Étape Processus Image 1 Connectez-vous au tableau de bord Otter. 2 Cliquez sur l’icône Profil et sélectionnez [Paramètres]. 3 Cliquez sur Gestion des utilisateurs > Utilisateurs dans le menu de gauche. 4 Cliquez sur [Ajouter un utilisateur]. 5 Saisissez le prénom et le nom de l’utilisateur. 6 Sélectionnez le rôle utilisateur à attribuer dans le menu déroulant. 7 Si vous attribuez un rôle associé au POS, vous devrez créer un code PIN.
Un code PIN est un numéro unique à 4 chiffres associé à vous pour vous connecter à Otter POS et d’autres tâches (selon le niveau d’accès). En savoir plus sur les codes PIN ici.8 (Si affiché) Ajoutez l’adresse e-mail et le téléphone de l’utilisateur (optionnel). 9 Cliquez sur [Suivant].
Cliquez sur [Inviter l’utilisateur].
Une fois l’invitation envoyée, l’utilisateur recevra un e-mail pour vérifier son adresse e-mail et créer un mot de passe pour se connecter à son compte.
10 Le nouvel utilisateur apparaîtra désormais dans la liste des utilisateurs avec un statut En attente.
Une fois que l’utilisateur aura validé son adresse e-mail et créé un mot de passe via l’invitation reçue par e-mail, le statut passera à Actif.
Renvoyer l’invitation
Si l’utilisateur n’a pas reçu son invitation Otter pour vérifier et créer son compte, vous pouvez renvoyer l’invitation. Suivez les étapes ci-dessous pour renvoyer l’e-mail d’invitation.
-
1. Cliquez sur les 3 points à côté de son nom (affiché comme En attente)
2. Cliquez sur Détails & modifier
3. Cliquez sur [Renvoyer l’invitation]
Modifier les détails et rôles d’un utilisateur
Dans les détails d’un utilisateur, vous pouvez gérer les informations suivantes :
- Informations personnelles
- Code secret
- Rôles (permissions utilisateur)
- Accès aux marques et emplacements
- Renvoyer l’invitation utilisateur
- Supprimer l’utilisateur
Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre comment modifier les différents détails utilisateur :
Étape Processus Image 1 Depuis le tableau de bord Otter, cliquez sur l’icône Profil et sélectionnez [Paramètres]. 2 Cliquez sur l’onglet Gestion des utilisateurs sur le côté gauche.
Sélectionnez Utilisateurs.
3 Cliquez sur les trois points à côté de l’utilisateur à modifier.
Sélectionnez Détails & modifier.
4 Cliquez sur [Modifier] pour changer les informations listées sous Informations personnelles. 5 Cliquez dans un champ et tapez pour mettre à jour les informations.
6 Cliquez sur [Enregistrer] pour mettre à jour les informations. Étape Processus Image 1 Depuis le tableau de bord Otter, cliquez sur l’icône Profil et sélectionnez [Paramètres]. 2 Cliquez sur l’onglet Gestion des utilisateurs sur le côté gauche.
Sélectionnez Utilisateurs.
3 Cliquez sur les trois points à côté de l’utilisateur à modifier.
Sélectionnez Détails & modifier.
4 Cliquez sur [+ Ajouter un rôle] pour ajouter un rôle supplémentaire à l’utilisateur sélectionné. 5 Sélectionnez un rôle dans la liste déroulante.
Cliquez sur [Suivant].
6 Sélectionnez les emplacements.
Cliquez sur [Suivant] > [Enregistrer].
7 Cliquez sur [Enregistrer] pour mettre à jour les informations et modifications. Étape Processus Image 1 Depuis le tableau de bord Otter, cliquez sur l’icône Profil et sélectionnez [Paramètres]. 2 Cliquez sur l’onglet Gestion des utilisateurs sur le côté gauche.
Sélectionnez Utilisateurs.
3 Cliquez sur les trois points à côté de l’utilisateur à modifier.
Sélectionnez Détails & modifier.
4 Cliquez sur [Supprimer ce rôle] pour supprimer le rôle de l’utilisateur sélectionné. 5 Cliquez sur [Supprimer le rôle] pour confirmer. 6 Cliquez sur [Enregistrer] pour mettre à jour les informations. Étape Processus Image 1 Depuis le tableau de bord Otter, cliquez sur l’icône Profil et sélectionnez [Paramètres]. 2 Cliquez sur l’onglet Gestion des utilisateurs sur le côté gauche.
Sélectionnez Utilisateurs.
3 Cliquez sur les trois points à côté de l’utilisateur à modifier.
Sélectionnez Détails & modifier.
4 Cliquez sur [Voir et modifier]. 5 Cliquez sur [Modifier] à côté de Accès aux marques ou Accès aux emplacements pour effectuer des modifications. 6 Sélectionnez les emplacements ou marques à ajouter aux permissions de l’utilisateur.
Cliquez sur [Enregistrer].
Sélection de l’emplacement
Sélection de la marque
7 Les emplacements et/ou marques nouvellement ajoutés s’afficheront sous Accès aux marques ou Accès aux emplacements. 8 Cliquez sur [Enregistrer] pour mettre à jour les informations.
FAQ
-
Tout d’abord, vérifiez que l’adresse e-mail est correctement orthographiée dans les détails de l’utilisateur. Les e-mails des utilisateurs peuvent être modifiés à tout moment en sélectionnant l’icône crayon à droite du champ E-mail.
Une fois l’e-mail corrigé, vous pouvez envoyer une nouvelle invitation à l’utilisateur en sélectionnant [Renvoyer l’invitation] en bas des détails de l’utilisateur.
Référez-vous à Modifier les détails et rôles d’un utilisateur pour les instructions sur la modification des détails utilisateur et le renvoi d’une invitation.
- Tout d’abord, vous devez déterminer ce que l’utilisateur fera dans Otter et quelles permissions ou accès il devra avoir pour accomplir ses tâches.
Consultez la section Rôles des utilisateurs pour en savoir plus sur chaque rôle afin de vous aider à choisir le rôle le mieux adapté à l’utilisateur.
Vous pouvez également accéder aux descriptions des rôles dans le tableau de bord Otter en naviguant vers [Gestion des utilisateurs] > [Rôles] dans le menu de navigation des paramètres.
- Le code PIN de l’utilisateur doit être défini pour pouvoir accéder à Otter POS. Vérifiez qu’un code PIN à quatre chiffres a bien été défini dans les détails de l’utilisateur dans le champ [Code secret].
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