La gestión efectiva del efectivo es esencial para una operación de POS. La aplicación de efectivo para Otter POS ayuda a gestionar las cajas registradoras al rastrear el ciclo de vida de las gavetas de efectivo, incluyendo los tiempos de inicio/fin, ingresos, egresos y conciliación.
Esto te permite obtener una imagen precisa de tus transacciones diarias. Dentro de la aplicación de efectivo en Otter POS, puedes:
- Iniciar y finalizar una caja registradora
- Transferir la caja registradora entre dispositivos
- Cerrar/conciliar una caja registradora
- Rastrear usuarios de la gaveta de efectivo y saldos de efectivo
- Ver ingresos/egresos
- Revisar datos históricos de gavetas cerradas
Sigue los pasos en esta Guía de configuración de la gaveta de efectivo para ayudarte en el proceso.
Pestañas de la aplicación de efectivo
Hay dos pestañas diferentes dentro de la aplicación de efectivo:
- Activas: Gavetas que están actualmente en uso o finalizadas.
- Historial: Gavetas que están cerradas y ya no están en uso.
Consulta más información sobre cada pestaña a continuación.
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Características de la pestaña Activas:
- Iniciar nuevas gavetas
- Finalizar o cerrar gavetas que ya no están en uso
- Ver la asignación actual de la gaveta
- Revisar los detalles de la gaveta y los ingresos/egresos
- Editar detalles de la gaveta para gavetas activas
- Agregar ingresos/egresos al registro de la gaveta
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Características de la pestaña Historial:
- Ver gavetas recientemente finalizadas y cerradas
- Ver los detalles de la gaveta, como la información de inicio y fin, saldo inicial e ingresos/egresos
- Editar detalles de la gaveta para gavetas cerradas
- Imprimir informe de cierre de caja
Solo los usuarios con roles de Gerente y Supervisor tienen permisos para acceder a la aplicación de efectivo
Habilitar la gestión de efectivo
La aplicación de efectivo se puede habilitar activando la función de Gestión de Efectivo en la Configuración de POS dentro del Tablero de Otter.
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Paso 1
En la página de inicio del Panel de Control de Otter, haz clic en [Aplicaciones] y selecciona [POS] del menú desplegable.
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Paso 2
En el menú de navegación lateral, selecciona la pestaña de configuración correcta según la Marca, Ubicación u organización.- Marcas: configuraciones específicas para marcas individuales
- Ubicaciones: configuraciones específicas para ubicaciones individuales
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Configuraciones: configuraciones específicas para toda una organización (todas las marcas y ubicaciones)
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Paso 3
En el menú de navegación lateral, selecciona la pestaña [Cajones de efectivo]. -
Paso 4
Activa la configuración de [Gestión de efectivo]. Esta configuración habilitará el uso de la aplicación de Cajones en tu dispositivo.
Asignación de un Usuario de Cajón de Efectivo
Asignar un Cajón de Efectivo es una función opcional que asigna un cajón de efectivo a un usuario específico del POS (como un Cajero o un Supervisor). La acción de asignar un cajón de efectivo se realiza al inicio de un turno, en el momento en que se abre el cajón de efectivo.
Una vez que se ha asignado un cajón de efectivo, solo el PIN de ese usuario específico (o el PIN de un Supervisor para anular) puede completar transacciones en efectivo en ese cajón abierto.
Si no se asigna un usuario o se selecciona Todo el personal autorizado para el cajón de efectivo al abrirlo, todos los usuarios podrán procesar transacciones en efectivo en el cajón de efectivo.
Consulta algunos conceptos básicos sobre la asignación de cajones de efectivo a continuación:
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Asignación de una Caja Registradora
Asigna al usuario específico en el campo de Acceso de pago al iniciar una nueva caja registradora. -
Alerta de Aprobación Necesaria
Aprobación necesaria aparecerá un error si el usuario que realiza el pago no está asignado a la caja. -
Visualización de la Asignación de la Caja
Verifica quién está asignado a una caja desde la pestaña de Detalles de la caja, listado bajo Acceso de pago.
Aprende más sobre cómo asignar cajas a usuarios específicos del POS aquí: Asignar una Caja Registradora a un Usuario.
Edición de Cajas Registradoras
Tienes la capacidad de editar eventos de la caja registradora, como ingresos/salidas de efectivo y saldos iniciales de la caja, dentro de la aplicación Cash en el terminal POS de Otter.
Los valores editados se resaltarán con un icono de lápiz. El nombre del usuario que editó los valores se muestra entre paréntesis a la derecha de la razón del ingreso/salida de efectivo.
Paso Proceso Imagen 1 Ingresa en el terminal de Otter POS como usuario Supervisor. 2 Desde la pantalla de inicio de Otter, toca la aplicación de efectivo. 3 Selecciona el cajón que deseas editar de la lista de cajones disponibles. 4 Selecciona [Editar]. 5 Actualiza el monto del Saldo inicial.
Haz clic en [Guardar].
Paso Proceso Imagen 1 Ingrese al terminal POS de Otter como usuario Supervisor. 2 Desde la pantalla de inicio de Otter, toque la aplicación Cash. 3 Seleccione el cajón que desea editar de la lista de cajones disponibles. 4 Seleccione [Pagar dentro o fuera]. 5 En la sección Historial, seleccione el evento de pago dentro/fuera que desea editar. 6 Actualice el Monto.
Haga clic en [Guardar] > [Confirmar Guardar].
7 Los valores editados de pago dentro/fuera se indicarán con un icono de lápiz.
El nombre del usuario que editó los valores se muestra entre paréntesis a la derecha de la razón del pago dentro/fuera.
Paso Proceso Imagen 1 Ingresa en el terminal de Otter POS como usuario Supervisor. 2 Desde la pantalla de inicio de Otter, toca la aplicación Cash. 3 Haz clic en la pestaña Historial.
Selecciona el cajón que deseas editar.
4 Selecciona [Editar]. 5 Actualiza el monto del saldo de cierre para Saldo actual.
Haz clic en [Guardar].
Informe de Gestión de Efectivo
Para ayudarte a conciliar rápida y precisamente tus cajas registradoras, el Informe de Gestión de Efectivo está disponible para ver en tu panel de control de Otter. Aprende más sobre el Informe de Gestión de Efectivo aquí
Solución de Problemas
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Si hay una advertencia roja en la pantalla de pago del POS para la opción de Efectivo, esto significa que no hay una caja registradora activa, por lo que el pago en efectivo no podrá ser procesado.
Al tocar la advertencia, el cajero podrá abrir una nueva caja registradora sin perder su transacción actual.
Preguntas Frecuentes
- Las ediciones de la caja registradora se pueden ver en la pestaña de Ingreso o egreso para una caja listada.
Los valores editados estarán indicados por un ícono de lápiz. Los detalles sobre qué usuario editó los valores se muestran entre paréntesis a la derecha del evento listado.
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No— Los permisos predeterminados solo permiten que los roles de usuario de Gerente y Supervisor accedan a la aplicación de Cajas.
Si deseas hacer ajustes sobre qué usuarios tienen acceso, por favor contacta a Soporte para asistencia.
- Los permisos predeterminados solo permiten que los roles de usuario de Gerente y Supervisor accedan a la aplicación de Efectivo.
Si deseas hacer ajustes sobre qué usuarios tienen acceso, por favor contacta a Soporte para asistencia.
- Los informes sobre transacciones en efectivo se pueden encontrar en el informe de Transacciones POS dentro del Tablero de Otter.
Paso Proceso Imagen 1 Inicia sesión en el Tablero de Otter. 2 Haz clic en [Aplicaciones] y selecciona [Finanzas] del menú desplegable. 3 Selecciona la pestaña [Transacciones POS] en el menú de navegación lateral izquierdo. 4 Utiliza el filtro [Método de Pago] para completar los datos de transacciones en efectivo.
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